Jeder Mensch nimmt seine Umwelt auf eine individuelle Weise wahr, verarbeitet seine Wahrnehmung nach einem persönlichen System und drückt seine Erfahrung auf seine eigene Art aus.
Auf diese Weise kann es dazu kommen, dass Menschen über dieselbe Sache sprechen und sich doch nicht verstehen. Es ist, als ob sie verschiedene Sprachen sprächen. Dieser Umstand kann z. B. in der Partnerschaft zu den folgenden Missverständnissen führen.
Ein humorvolles Beispiel: Ein Ehepaar feiert den 10. Hochzeitstag bei einer Flasche Sekt. Angeregt durch diese Stimmung sagt der Mann: „Ich liebe Dich, Schatz“. Nach einer kurzen Pause erwidert sie: „Nein, das tust Du nicht.“ Er: „Wie kannst Du nur so etwas sagen?“ Sie: „Du redest immer nur. Wann hast Du mir zuletzt Blumen mitgebracht oder mich ausgeführt? Du siehst mich auch nicht mehr so an, wie früher!“
Bei einem anderen Paar könnte z. B. der umgekehrte Fall auftauchen. Er zeigt seiner Frau, dass er sie liebt, indem er Geschenke macht und sie ausführt. Sie fühlt sich ungeliebt und wirft ihm vor: „Du hast mir seit Jahren nicht mehr gesagt, dass Du mich liebst!“
Dies soll verdeutlichen, dass Worte Repräsentationen einer bestimmten Wahrnehmungsebene sind. Wenn Menschen sprechen, greifen sie auf die verschiedenen Repräsentaionsebenen zurück und dies kann dazu führen, dass dieselben Sachverhalte unterschiedlich durch Sprache repräsentiert werden.
Wie schon gesagt: Menschen nehmen laufend mit ihren fünf Sinnen Informationen aus ihrer Umwelt auf. Um diese Erfahrungen und Eindrücke zu verarbeiten, müssen wir uns innere Vorstellungen machen, d. h. Bilder, Klänge, Gefühle, Worte, Geschmack und Geruch.
Diese Sinnesmodalitäten, die wir dazu verwenden, innere und äußere Wahrnehmungen zu repräsentieren, also zu sehen, zu hören, zu fühlen, zu riechen und zu schmecken (v,a,k,o,g), nennt man Repräsentationssysteme (RS). Man kann jedoch manchmal feststellen, dass je nach Person bestimmte Sinnessysteme oder Repräsentationssysteme bevorzugt werden.
Manche Menschen bevorzugen bestimmte Wahrnehmungsebenen in speziellen Tätigkeitsbereichen (z. B. ist ein Musiker beruflich häufig in dem auditiven RS, privat hingegen vielleicht überwiegend im Kinästhetischen). Viele haben keine spezielle Bevorzugung eines einzelnen RS, was dazu führen kann, dass diese Personen in allen Sinnes-Bereichen schnell Kontakt haben können, jedoch in einem Bereich, der die starke Ausprägung eines einzelnen Repräsentationssysteme erfordert, eher gehandikapt sind.
Speziell in Konfliktsituationen kann beobachtet werden, das die Verarbeitungsfähigkeit eines Menschen sich unbewusst auf ein bestimmtes Repräsentaionssystem reduziert, was in der Regel allerdings nicht besonders lösungsorientiert ist.
Im Rahmen von Kommunikations-Seminaren wird trainiert, zu erkennen, in welchem Repräsentationssystem der gegenüber gerade aktiv ist, um ihm in demselben Repräsentationssystem zu antworten.
Im neurolonguistischen Programmieren nutzt man die Kenntnis über Repräsentationssysteme in allen grundlegenden Techniken, speziell im Bereich des Pacings (Kontakt), in der Strategiearbeit und der Arbeit mit Submodalitäten.